Hovenierscongres GardenExperience 2018 verbindt onderwijs met ondernemen

Zoals uit de eerder gehouden enquête blijkt, is er een tekort aan goed personeel. Waar blijft de nieuwe generatie hoveniers? TuinKeur wil onderwijs en ondernemers met elkaar verbinden. GardenExperience 2018 biedt studenten de mogelijkheid om kennis te maken met hoveniers en het vak.

Met TuinKeur toekomstproof

De toekomst van de hoveniersbranche ligt in handen van de jeugd. Er moeten nieuwe jongeren enthousiast gemaakt worden. TuinKeur brengt hoveniers in opleiding naar GardenExperience 2018 om hen in contact brengen met ondernemende hoveniers. Hoe ziet het hoveniersvak eruit in de praktijk?

Heel groen onderwijs uitgenodigd

Alle groene scholen in Nederland zijn uitgenodigd door TuinKeur voor GardenExperience 2018. Zo maken studenten kennis met ondernemende hoveniers, en andersom. Hoe kom je aan het werk als jonge hovenier in spé? Hoe kom je als hovenier in contact met hoveniers in opleiding? Hoe kom je aan goed personeel? Met sprekers en workshops is GardenExperience 2018 een dag waar hoveniers samenkomen om beter te worden in hun werk.

50 gratis studentenkaarten

TuinKeur vindt het belangrijk dat er verbinding tussen onderwijs en ondernemen plaatsvindt. Daarom zijn de eerste 50 kaarten gratis voor studenten.

Bestel hier een studententicket

Hoveniers kunnen zich hier registreren. Je mag ook een reactie sturen naar: info@gardenexperience.nl of bel met 0528-331678.

Het AVG 10-stappenplan: stap 8 t/m 10

Deze week het laatste deel van het 10-stappenplan van de regelhulp van de AVG: stappen 8 tot en met 10. Eerder hebben we over het onderwerp AVG de volgende onderdelen behandelt:

We behandelen nu de laatste stappen van de regelhulp voor bedrijven ( rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/avg), stap 8 t/m 10.

Stap 8 – moet ik verwerkersovereenkomsten afsluiten? En zo ja, met wie?

Eén van de belangrijkste doelen van de AVG is bescherming van de persoonsgegevens van de consument (en daarmee jouw klant). We hebben dit inmiddels ruimschoots voorbij zien komen in de voorgaande stappen. In de AVG is daarnaast ook vastgelegd dat jij (als verwerker van persoonsgegevens) ook verantwoordelijk bent voor de persoonsgegevens die je aan derden verstrekt.

In het hoveniersbedrijf komen we dit in de praktijk geregeld tegen. Denk aan jouw stenen- of graszodenleverancier die de bestelling rechtstreeks aflevert bij jouw klant. Afleveren is niet mogelijk zonder dat jij de persoonsgegevens van deze klant hebt verstrekt aan jouw leverancier. Een heel ander voorbeeld maar zeker niet te vergeten is je nieuwsbrief. Verstuur je deze met een mailprogramma (denk aan Mailchimp, Laposta of Refresh Media) dan verstrek je eveneens jouw klantgegevens aan een derde partij.

Wat houdt deze verantwoordelijkheid nu eigenlijk in?

Met dergelijke partijen, zoals hierboven omschreven, mag alleen worden samengewerkt wanneer zij ‘voldoende garanties bieden dat zij aan de wettelijke vereisten voldoen, zodat de privacy van mensen goed wordt beschermd’. Om deze garanties vast te leggen moet een verwerkersovereenkomst worden afgesloten.

De verwerkersovereenkomst bevat diverse afspraken waaronder de duur, aard en het doel van de verwerking. Tevens worden er afspraken in gemaakt over de beveiliging van (jouw) klantgegevens. Belangrijk onderdeel is tot slot dat de verwerker (bv. de stenenleverancier) de gegevens niet voor eigen doeleinden mag gebruiken. Dit laatste houdt bijvoorbeeld in dat de stenenleverancier, aan de hand van de door jou verstrekte persoonsgegevens, geen nieuwsbrief mag sturen.

Voor de TuinKeur-hoveniers zal op korte termijn een voorbeeld verwerkingsovereenkomst beschikbaar worden gesteld.

Stap 9 – informatieplicht en de privacy verklaring

Informatieplicht (naar je (potentiële) klant) is een belangrijke pijler in de AVG. Wanneer je persoonsgegevens, bijvoorbeeld van bestaande of nieuwe klanten verzamelt, dan dien je hen op een begrijpelijke manier te vertellen welke gegevens je verzamelt. Ook dien je aan te geven met welk doel je dit doet en met welke grondslag.

De privacyverklaring voorziet in deze verplichte informatievoorziening. De privacyverklaring bevat diverse informatie over onder andere bewaartermijn van gegevens, rechten van betrokkenen (waaronder recht op inzage van gegevens, correctie en verwijdering) en de mogelijkheid tot het indien van een klacht. Tot slot moet de privacyverklaring goed toegankelijk zijn: een eenvoudig bereikbare online versie kan hier uitkomst bieden.

Voor de TuinKeur-hoveniers zal op korte termijn een voorbeeld privacyverklaring beschikbaar worden gesteld.

Stap 10 – rechten van jouw (potentiële) klanten

Laatste stap van de AVG-regelhulp bestaat uit de diverse rechten die je (potentiële) klanten hebben. Een aantal van deze rechten waren er al via de voorganger van de AVG, een aantal zijn nieuw. Een overzicht van de rechten:

  • Recht op inzage

Het recht van mensen om de persoonsgegevens, die je van hen verwerkt, in te zien.

  • Recht op rectificatie en aanvulling
    Het recht van mensen om de persoonsgegevens, die je van hen verwerkt, te wijzigen.
  • Recht op beperking van de verwerking
    Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  • Rechten met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering
    Het recht op een ‘menselijke blik’ bij besluiten.
  • Recht van bezwaar
    Het recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking.
  • Recht op dataportabiliteit (nieuw)
    Het recht om persoonsgegevens over dragen.
  • Recht op vergetelheid (nieuw)

Het recht om ‘vergeten’ te worden.

Niet alle bovenstaande rechten zullen we in de dagelijkse praktijk van het hoveniersbedrijf evenveel tegenkomen. Belangrijk wat betreft deze stap is in ieder geval te weten welke rechten je (potentiële) klanten kunnen uitoefenen en daarnaast hoe je je organisatie kunt inrichten om eenvoudig en po de juiste wijze aan deze verzoeken te kunnen voldoen.

Tot slot: actie!

Dit was voorlopig ons laatste artikel wat betreft de AVG. Zoals je hebt kunnen lezen zullen we in de komende periode diverse (basis)documenten beschikbaar stellen aan de TuinKeur-ondernemers. Denk aan de privacyverklaring, de verwerkingsovereenkomst en het register van verwerkingsactiviteiten. Tevens zullen de TuinKeur-ondernemers worden benaderd ten aanzien van de aanpak van de online activiteiten en de AVG.

Ik benadruk nogmaals dat we je graag helpen om diverse zaken op orde te brengen maar…  Je moet zelf ook aan de slag! Loop voor je eigen bedrijf (nogmaals) de AVG-regelhulp door. Zo krijg je een indruk welke actie voor jouw bedrijf benodigd is. Je vindt de regelhulp hier: rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/avg.

Heb je vragen, neem dan gerust contact met ons op!

Het AVG 10-stappenplan: stap 5 t/m 7

Afgelopen bespraken we stappen 1 tot en met 4 uit het 10-stappenplan van de regelhulp voor de AVG. Deze week is het de beurt aan de stappen 5 tot en met 7.

Stap 5 – Wordt volgens de AVG-uitgangspunten van ‘privacy by design’ en ‘privacy by default’ gewerkt?

Allereerst de betekenis van bovenstaande begrippen. ‘Privacy by design’ houdt als eerste in dat je bij het ontwerpen van producten en diensten (bijvoorbeeld je website) ervoor zorgt dat persoonsgegevens goed worden beschermd. Daarnaast betekent het kortgezegd dat elk systeem of formulier (denk aan het contactformulier op de website of het inventarisatieformulier) niet om meer gegevens wordt gevraagd dan strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst. Wanneer bijvoorbeeld een potentiële klant via jouw website een bedrijfsfolder bestelt dan is bijvoorbeeld het vragen om een geboortedatum niet nodig.

‘Privacy bij default’  houdt in dat je technische en organisatorische maatregelen moet nemen zodat je standaard niet meer gegevens vraagt dan strikt noodzakelijk. Denk hierbij aan het automatisch aangevinkte vakje op een contactformulier (of aanmelding nieuwsbrief).

In de praktijk betekent privacy by design en privacy by default dat vooral kritisch moet worden gekeken naar de diverse formulieren die je gebruikt (bv. inventarisatieformulier, meer/ minderwerkformulier en opleveringsformulier en het contactformulier op je website).

Stap 6 – Is het opstellen van een register van verwerkingsactiviteiten nodig in mijn hoveniersbedrijf?

Er zijn diverse voorwaarden geformuleerd op basis waarvan een onderneming een register van verwerkingsactiviteiten moet bijhouden. Voor het hoveniersbedrijf is (doorgaans de enige) voorwaarde het ‘uitvoeren van niet-incidentele verwerkingen’.

De AVG vertalend blijkt dat een ‘niet-incidentele verwerking van een persoonsgegeven’ elke verwerking met enig structureel of voortdurend karakter is. Het gaat dan om verwerkingen die vrijwel elke hovenier met regelmaat doet. Denk aan het bijhouden van de salarisadministratie of een klantenbestand. Het verwerkingsregister bevat onder andere:

  • Naam en contactgegevens van je bedrijf
  • Doelen waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Een beschrijving van de categorieën persoonsgegevens (bv. NAW-gegevens, telefoonnummers).
  • Een beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen die je hebt genomen om persoonsgegevens te beveiligen.

Voor de TuinKeur-hoveniers zal op korte termijn een voorbeeld van een register van verwerkingsactiviteiten beschikbaar worden gesteld.

Stap 7 – Heb je de juiste maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen?

Eén van de grondbeginselen van de AVG is dat je de persoonsgegevens, die je verzamelt als bedrijf, goed beveiligt. De AVG schrijft voor dat je technische en organisatorische maatregelen moet nemen om deze gegevens/verwerkingen te beveiligen.

Organisatorisch betekent een en ander in de praktijk dat in eerste instantie een overzicht moet worden gemaakt van de beveiligingsmaatregelen die in je bedrijf worden genomen om persoonsgegevens te beschermen. Tegelijkertijd kunnen dan ook de risico’s worden bepaald en zoveel mogelijk worden verkleind. Verkleining van risico’s kan worden bereikt door bijvoorbeeld minder mensen in je bedrijf toegang te geven tot persoonsgegevens (klanten en/of medewerkers). Maar denk ook eens aan de hoeveelheid gegevens die je verzamelt: is alles nodig?

Technische maatregelen bestaan bijvoorbeeld uit het up-to-date houden van software (bv. browser, virusscanner en besturingssysteem), juiste inrichting van een back-up en het beperken van verwerking van gegevens op een (centrale) server.

Onderdeel van de beveiliging is eveneens je website/e-mail. In een eerder gepubliceerd artikel (De impact van AVG op je website) is hierover meer te lezen.

Komende week zullen we de laatste stappen bespreken (8 t/m 10). Aan de orde komen onder andere de verwerkingsovereenkomst en de privacy verklaring.

Het AVG 10-stappenplan: stap 1 t/m 4

De afgelopen weken praatten we je bij ten aanzien van de AVG. In eerste instantie ten aanzien van de achtergrond en welke zaken er op je af komen als ondernemer. Vorige week vond je meer informatie ten aanzien van de verplichtingen van je online activiteiten. Deze week: hoe nu verder?

We merken in de praktijk dat menig ondernemer worstelt. Veel gehoorde vraag is: ‘Wat moet ik allemaal doen?’ Vooropgesteld: we helpen je graag verder om diverse zaken op orde te brengen maar…  Je moet zelf ook aan de slag!

AVG-regelhulp

Via de Autoriteit Persoonsgegevens kun je via een stappenplan bekijken welke actie er voor jouw bedrijf nodig is. Elke ondernemer moet deze volgen, zie: rvo.regelhulpenvoorbedrijven.nl/avg. In de komende week zullen we telkens een aantal stappen doornemen en spiegelen aan het hoveniersbedrijf. Deze week stap 1 tot en met 4.

AVG Stap 1 – welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Bij deze stap staat bewustwording centraal. Het gaat erom te bepalen welke persoonsgegevens worden verwerkt. De mate van privacy-gevoeligheid bepaalt welke verdere stappen moeten worden ondernomen. Elk hoveniersbedrijf verwerkt in ieder geval (basis) persoonsgegevens als naam, adres en woonplaats dus heeft sowieso te maken met de AVG.

Stap 2 – met welke grondslag worden gegevens verwerkt?

Wanneer je als ondernemer persoonsgegevens verzamelt (van bijvoorbeeld klanten of potentiële klanten) dan dient hiervoor een ‘grondslag’ te zijn. In de AVG zijn zes grondslagen te vinden. Hoveniers zullen in de praktijk voornamelijk hebben te maken met de grondslagen ‘toestemming’ en ‘noodzaak voor uitvoering overeenkomst’.

Praktijk
In de praktijk betekent het dat onder andere dat op jouw website bezoekers toestemming moeten geven voor verwerking van gegevens (bijvoorbeeld bij het contactformulier). Maar denk ook aan het inventarisatieformulier: hierop dien je duidelijk te formuleren waarvoor je zijn of haar persoonsgegevens gebruikt (bv. offerte, factuur of nieuwsbrief). Hier moet men expliciet toestemming voor geven. Het alleen vastleggen van toestemming is niet voldoende. Om toestemming aan te tonen moet je als ondernemer kunnen laten zien op basis van welke informatie bijvoorbeeld de bezoeker van je website de toestemming heeft gegeven.

Stap 3 – is een functionaris gegevensbescherming nodig in mijn hoveniersbedrijf?

Normaal gesproken hoeft er bij het hoveniersbedrijf geen functionaris gegevensbescherming te worden aangesteld. Hier is namelijk sprake van als er bijvoorbeeld bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens worden verwerkt.

Stap 4 – bent ik verplicht om een data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren?

Een DPIA is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van gegevensverwerking in kaart te brengen om vervolgens maatregelen te nemen om deze risico’s te verkleinen. Een DPIA is alleen verplicht als gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert voor de personen van wie je persoonsgegevens verwerkt. Normaal gesproken is een DPIA voor het hoveniersbedrijf niet van toepassing.

Vervolgstappen

In de komende nieuwsbrief zullen we aandacht besteden aan stappen 5 tot en met 7. Aan de orde komt onder andere het privacybeleid. Wil je zelf alvast het gehele stappenplan doorlopen, klik dan op deze link.

Heb je vragen, neem dan gerust contact met ons op!

Early Bird tickets GardenExperience beschikbaar

Beschikbaar tot en met 14 mei 2018

Inmiddels een vast gegeven in onze branche: GardenExperience. Elke twee jaar vindt dit congres voor groene ondernemers plaats. Ook in 2018 organiseert TuinKeur weer dit congres voor én door de branche. Noteer 14 september 2018 vast in uw agenda.

Dit congres geeft de hovenier handvaten voor het ondernemerschap van morgen. Met lezingen en diverse workshops van professionals binnen en buiten de branche is er volop inspiratie voor de ondernemende hovenier.

De klant stelt hoge eisen. Aan de hovenier, de uitvoering, de nazorg. Met deze veeleisende klant moet goed gecommuniceerd worden. Communicatie is een vaardigheid die onderbelicht wordt in vakopleidingen. Toch weet menig hovenier hoe belangrijk goede communicatie is in deze tijd. Hoe gaat u om met klachten of kritische klanten? Daarom is ‘Communicatie bepaalt het resultaat’ het thema van GardenExperience 2018.

De website www.gardenexperience.nl licht een tipje van de sluier op over GardenExperience 2018. Twijfelt u om te gaan? Laat dit een eerste stap naar communicatie zijn. Meld u aan en ik garandeer u dat 14 september resultaat oplevert voor uw bedrijf!

Let op: de early bird tickets zijn verkrijgbaar tot 14 mei 2018.

Bestel de ‘Early Bird tickets’

Je kan je bestelling ook per mail aan me doorgeven: jarno@tuinkeur.nl