Mag je alle documenten digitaal opslaan?
Als je archieven of documenten gaat digitaliseren moet je rekening houden met bepaalde wet- en regelgeving. Als het gaat om bewaar- en vernietigingsplichten zijn de regels in bijna elke branche anders. Zo zijn artsen verplicht een patiëntendossier 15 jaar te bewaren. Ook al leeft die patiënt niet meer.
FYSIEKE BEWAARPLICHT
Als het gaat om notariële documenten en financiële jaarverslagen, dan is iedereen verplicht deze ook fysiek te bewaren. Uitgezonderd daarvan mag je alles volgens de wet digitaal opslaan.
PERSOONSGEGEVENS
Heb je een HR-afdeling? Dan is het bewaren en vernietigen van documenten een ingewikkelde zaak. Wist je bijvoorbeeld dat je sollicitatiebrieven na afwijzing maximaal vier weken mag bewaren? Dit geldt ook voor de correspondentie rondom een sollicitatie.
Voor kopieën van identiteitsbewijzen van werknemers zijn de regels weer anders. Deze móéten na het einde van een dienstverband nog minimaal vijf jaar worden bewaard. Erg lastig om dit allemaal in de gaten te houden. Met digitaal werken kun je dit automatiseren, waarmee je veel makkelijker kunt voldoen aan de bewaarplicht.
VEILIG EN HANDIG
Digitaal bewaren is vaak de meest veilige optie. Je kunt makkelijk bewijzen dat je iets hebt bewaard (en je toont makkelijker aan wat precies). De voordelen van digitaal bewaren zijn enorm. Het scheelt je ruimte en en bovendien ben je niet meer afhankelijk van een fysieke locatie, zoals een archiefruimte in de kelder, waarbij de kans op verlies door calamiteiten een rol speelt.
EERSTE HULP BIJ DIGITALISEREN
Maar hoe doe je dat precies, digitaliseren? Waar moet je beginnen en wat heb je nodig? Lees het gratis whitepaper Eerste hulp bij Digitaliseren.
